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Internet para recaudar fondos: canales y herramientas para aumentar los ingresos de tu organizacion.
Taller del día 21 de Octubre de 2008
Jornadas de Capacitación “Internet al servicio de la sociedad civil: ideas y prácticas recomendadas”, brindadas por Res Non Verba Asociación Civil e Idealistas.org
Construyendo base de datos
• Inventario
La base de datos es un activo de la organización. Todo el grupo de trabajo reunirse para cotejar listas de contactos que tienen.
• Centralizar la base (administradores)
es muy desorganizado tener muchas bases de datos en una misma organización. Esto hace que duplique el envío de la información, generando gastos inútiles. Hay que tener una base limpia y organizada para lograr tener el historial de un envío. El principal objetivo es consolidar vínculos de contacto. Para administrar la base de datos puedo partir de un Excel, si la base es pequeña. Sino se puede utilizar Access pero la herramienta más avanzada son los CRM (SalesForce, que es una herramienta web, por ejemplo)
• Definir inputs y procesos
Una vez centralizada la base, debemos listar los momentos en que se generan bases de datos (eventos, cursos, talleres) y definir como sería el proceso de recopilación de datos. Por ej., ¿qué hacemos con la información que la gente deja en la web? ¿Quién recopila los e-mails de los asistentes a un curso?
• Definir el ciclo del contacto
Hay que plantearse como disparar una serie de comunicaciones o procesos. Se puede partir de un mail de agradecimiento por participar del evento donde asistió, invitarlos a que se suscriban al boletín, invitarlo a un nuevo evento, etc. Despues decidir, por ej, que a los tres meses le van a comenzar a enviar periódicamente el boletín y que a fin de año le envian un saludo de las Fiestas y asi hasta que el contacto se convierte en donante o voluntario (también sería bueno que para cada grupo haya un proceso propio). Es de mucha utilidad definir gráficamente el proceso.
•Definir el ciclo del donante (reportes/upgrades...)
El envío de mails para un donante es aconsejable que no sea más de un email quincenal. Es especial porque con el donante tenés otros tipo de comunicación: por ej mostrarle que se hizo en función de la donación a través de reportes de la gestión que se hizo con su dinero. También es importante plantearse donde se puede hacer un upgrade. Esto significa que si la donación mensual es de $10, saber cuando pedirle un que suba su donación a $12
• Calendario de comunicaciones
Pedirle al diseñador, por ejemplo, que deje armadas 4 variaciones de formato para el envío de información o las que sean necesarias en relación a las comunicaciones que se deban realizar en el ciclo.
• Back-up y seguridad
Back-up de la base de datos actualizada y encriptación de la misma. Una base de datos no se pasa por email, es muy débil la seguridad. Hay que ser muy cuidadoso en la forma de manejo de la base de datos. Si hay mucha actividad, un back up cada 15 días, sino cada mes. Guardarlo físicamente en otro lado.
• Campaña
Los aportes no van a llegar con solo haber publicado en Internet los medios que se ofrecen para que la gente pueda donar. Hay que hacer campañas para pedir que lo hagan.
El formulario seguro de donación
• Quienes están usando exitosamente esta herramienta
Estas organizaciones están utilizando formularios seguros para las donaciones: Acceso ya; Un techo para mi país; Greenpeace; La Usina; Aedros; Fundación Cimientos y Familia Sur.
Algunas de ellas están usando el formulario seguro que provee Res Non Verba. Por ahora es gratuito para las ONGs que recién comienzan, a medida que el caudal de donaciones es mayor se solicita una contribución. A esta herramienta se la está mejorando constantemente. Incluso tienen un asesor técnico de Visa para consultas en el momento de la instalación.
• ¿Cómo funciona?
La organización debe firmar un convenio con alguna de las tarjetas de crédito. En general, las organizaciones prefieren Visa ya que una vez que uno les demuestra que es una fundación sin fines de lucro, solo tiene un costo del 1%, sino sería el 3%. Amex es muy cara por ejempli. Se podría comenzar con Visa tarjeta de débito y Visa tarjeta de crédito. Las tarjetas de crédito proveen de un programita donde vamos a poner los datos de los donantes, formando nuestra base de datos, que reenviaremos todos los meses.
Mediante un programa gratuito llamado Key Manager, Res Non Verba obtiene dos claves de seguridad una pública es para que me envíe la información encriptada) y otra privada (para desencriptar). Conviene tener la clave en más de una máquina, para evitar problemas.
Desde la página web de la organización hacen un llamado de donación con un link que lleva al formulario seguro brindado por Res Non Verba.
El donante escribe todos sus datos, incluídos los de la tarjeta de crédito y dicha información viaja encriptada.
La persona indicada como el responsable del formulario le llegara un mail invitándolo a que entre en la aplicación porque ha tenido una donación, para que pueda desencriptar los datos.
Se copia desde el primer renglón del mail (Begin), con el botón derecho le indica que desencriptes y se abre una ventanita que donde debo poner mi llave (un password). Me queda en la memoria de ram, abro un pad de notas y pego. Es una tarjeta por vez. Ya podrán ser volcados en el programa que proveyó la tarjeta de crédito.
Debemos ser muy prolijos y estar atentos si la donación es por un período, si es por una única vez o si es periódica.
No hay una respuesta automática para el donante hasta que la organización no registra los datos, en Res Non Verba solo reciben datos encriptados.
Todos los meses se carga la información de todos los donantes y ahí se exporta el archivo que le llegará a Visa. Luego de unos días Visa devuelve una información con todos los donantes, permitiéndonos hacer los recibos para cada uno de ellos.
• Ventajas
- Se adapta bastante a la estética del sitio propio de la organización
- Es el formulario más todo lo demás (deposito bancario, telefónico, imprimir el formulario)
- Es multidioma, se puede hacer el formulario en varios idiomas.
- Se puede explicar que se lo llevara a otro sitio donde esta el formulario nombrando a Res Non Verba pero no es necesario
- También se puede embeber el formulario dentro de una página del sitio.
- Se le pueden agregar o quitar campos al formulario
- Se usa un nivel de encriptación igual a lo de los bancos (32 bits)
- Se puede ver la actividad en formato de estadísticas y sirve para ver una suerte de historial de los procesos
• Seguridad
- Si encabezando el nombre del sitio se encuentra esto: httpS es que estamos en un servidor seguro) y candadito nos habla de un sitio seguro.
- Estas certificaciones las proveen empresas que funcionan como escribanos, que confirman que uno es quien dice ser y que está donde dice estar.
- Está bueno explicar en el formulario la seguridad con la cuenta el mismo
- Se usa un nivel de encriptación igual a lo de los bancos (32 bits)
- No perder nunca el password de desencriptación.
- Por este mismo motivo, se recomienda no dejar más de 3 mails en espera.
Comparativo de otras herramientas y medios de pago
- El mercado ofrece diferentes formas de aumentar ingresos: Mercado libre tiene un espacio gratuito para ONGs, lo mismo De Remate.
- Pago Fácil, Rapipago y las formas de pago online con emisión de cupón son también muy prácticos pero son caro y no permite el debito automático y hay que pensar siempre en facilitarle las cosas al donante. La tasa de baja de las donaciones mensuales es de solo el 2%
- Si hay donaciones del exterior, se puede setear un pago periódico con PayPal.
- Para la elección de método de pago, hay que tener en cuenta la estructura de la organización, la cantidad de donantes y proyección, la capacidad actual, los costos, la inversión y el retorno
Generando tráfico hacia nuestro sitio
- URL: Ya no tiene tanta importancia el teléfono, primero hay que informar la URL (en notas medios, materiales, productos promocionales, presentaciones, auto, calcos, postales, emails, tarjetas personales, ropa, pin, videos, fotos, etc).
- Cultura organizacional: el hecho de generar tráfico tiene que tener la misma importancia para todos los integrantes de la organización.
- Email marketing y estrategias virales: tratar de que el Email le interese tanto al que lo reciba, de manera tal que luego lo reenvíe a sus contactos
- Posicionamiento en buscadores: cantidades links que hay hacia mi página, información original que hay en mi sitio, cantidad de gente que ha hecho clic
- AdWords (Grant!) Este año Google va a generar el Grant! que es un fondo para lanzar un espacio de publicidad gratuita para organizaciones sin fines de lucro. Sino cobran por clic sobre el aviso
- Alianzas institucionales (con empresas como Boomerang, cuando la gente busca trabajo es posible que quiera ser voluntario)
- Links (escribir notas que luego aparezca resumido y linkeado desde otros sitios para que lo lean directamente en el sitio de mi organización, ofrecer la nota a sitios que les pueda llegar a interesar)
- Contenido/Blogs(recomendable es que cuando la organización tiene un personaje público, hacerle un blog, mantenerlo actualizado y que lleve directamente al sitio)
- Google Analytics
Y una vez que la gente llega, ¿Cómo hacer que done?
- Texto link al formulario en todas las páginas
- Banner promocional/Menú
- En el formulario:
- Mantener alta la motivación
Dar posibilidades de medios de donación
Regalo vs No regalo
Mostrar resultados/Cuentas claras - Agradecer
Andrea M. Leiva